Стандарты описания бизнес процессов

Чтобы предприятие повышало свою конкурентоспособность, ему необходимо улучшать свою деятельность: внедрять новейшие технологии, модернизировать способы управления бизнесом и применять новые и эффективные способы организации деятельности предприятия. Одним из таких способов поднять эффективность работы предприятие – это разработать продуктивный бизнес-процесс – это логично связанные, последовательные мероприятия, которые на каждой стадии нуждаются в ресурсах владельца предприятия, в результате чего появляется определенный товар или услуга, предназначена для потребителя. Правильно и эффективно разработанный и описанный бизнес-процесс превращает предприятие в монополию.

Стандарты описания бизнес процесса

Существуют некая методология методы описания бизнес процессов – это совокупность разнообразных приспособлений для облегчения реализации данного процесса.

И так, на данный момент в мире существует три способа описания бизнес-процессов, каждый из них отличается своей эффективностью.

1. Бизнес-процесс, описан в текстовом виде. Такой способ в наше время не очень актуален, так как он наделен некоторыми недостатками:

• Это то, что человек, который пытается разобраться в описанном бизнес-процессе, сталкивается со сложностью анализировать прочитанную информацию, так как, читая, он превращает информацию в образы для лучшего усвоения. Таким образом, он делает двойную работу.
• Часто, читая большие объемы информации, человек в конце описанного бизнес-процесса не может сориентироваться, что было вначале. Человеческий мозг лучшего всего усваивает картинки или образы.

2. Второй метод – табличное описание бизнес процесса, он создан для того, чтобы максимально структурировать описание. Такой метод удобный тем, что в каждой ячейке и столбику записаны определенные работы, их последовательность, строки исполнения, люди, которые обязаны их исполнить. Таким способом легко увидеть, кто и за что ответственный и довольно просто сделать общий анализ ситуации;
3. Графический метод, который предназначен для описания бизнес-процессов. Таким методом пользуется большинство компаний, так – как давно известно, что человеческий ум чаще всего фиксирует и запоминает картинки и образы, нежели текстовое оформление. В таком случае, человек хорошо разбирается и анализирует описанный бизнес-процесс.

Кроме этих методов описания существуют еще и стандарты описания бизнес процессов. Исторически сложилось, что основными, классическими стандартами для осуществления процедуры описания бизнес-процессов являются нотация DFD и WFD. Существует еще множество стандартов, которые помогают описывать бизнес-процессы, но все они основаны на этих двух.

DFD – это метод, который описывает бизнес-процесс благодаря диаграммам данных и предназначен он для верхних процессов. На этой диаграмме изображены работы, которые входят в бизнес-процесс, с входами и выходами (информационные или материальные потоки) для каждой из работ. А такой диаграмме не указаны сроки и последовательность исполнения работ, только информация и материальные ресурсы.

Главные объекты диаграммы:

1. Работы – они указывают на процессы обработки и изменения информации.
2. Стрелки отображают направление информации.
3. Хранилища данных указывают на диаграмме места, где хранится информации или материальные ресурсы (архивы, сейфы, склады);
4. Внешние сущности – это объект, с помощью которого можно увидеть взаимодействие бизнес-процесса с внешними субъектами.

WFD – это приспособление предназначено описывать бизнес-процессы малых предприятий, он заключается в описании потока работ, в особенности их временной последовательности. На такой диаграмме прокладывается маршрут работ, которые нужно исполнить в определенный временный период.

Основные объекты в диаграмме WFD:

1. Блок принятия решений, в котором указываются альтернативные варианты процесса;
2. Момент старта и финиша процесса;
3. Так же на диаграмме есть объекты задержки времени, с возможностью оптимизировать процесс.

Главная особенность стандарта WFD – это то, что на диаграмме стрелки указывают не движение   информации, материальных средства, а временную последовательность исполнения работ.

Классические стандарты DFD и WFD помогают справиться с довольно сложными описаниями.

Мир высоких технологий избавил рабочих, которые описывают бизнес-процессы от ручки и листка и всю процедуру автоматизировал. Для этого существуют программы для описания бизнес процессов, чтобы точно и быстро описать бизнес-процесс и не допустить ошибок, некоторые из них имеют готовые шаблоны. Существует большой перечень таких программ, вот некоторые из них: Aris Express, Systems 2 win, BizAgi.